Organizacja pogrzebu składa się z wielu etapów. Pierwsza rozmowa z rodziną, zebranie danych, ustalenie ceremonii, przygotowanie dokumentów oraz kontakt z pracownikami wymagają czasu i dokładności. Kiedy informacje są zapisywane w kilku miejscach, łatwo o pomyłkę lub przeoczenie zadania. Jeden system pozwala uporządkować cały proces i sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie.
Jedna karta zlecenia i pełna kontrola informacji
Podstawą obsługi jest kompletna karta zlecenia. Powinny znaleźć się w niej dane osoby zmarłej, klienta, termin i miejsce ceremonii, wybrane produkty, usługi oraz ustalenia z rodziną. System CRM dla zakładów pogrzebowych pozwala zapisać te informacje w jednym miejscu i wykorzystywać je w kolejnych modułach. W systemie Funeria zlecenie może automatycznie utworzyć wydarzenie w kalendarzu, numer sprawy oraz podsumowanie wartości usług. Dane mogą zostać wykorzystane przy przygotowywaniu dokumentów ZUS, KRUS i upoważnień. Dzięki temu pracownicy nie przepisują tych samych informacji, a ryzyko błędów jest mniejsze.
System ułatwia także kontrolowanie statusu zlecenia i przypisywanie zadań. Biuro może sprawdzać, czy zaplanowano transport, zamówiono kwiaty, przygotowano dokumenty i potwierdzono szczegóły ceremonii. Najważniejsze informacje pozostają dostępne dla uprawnionych pracowników.
Przygotowanie materiałów bez powtarzania danych
Jednym z etapów organizacji pogrzebu jest przygotowanie materiałów do druku. Klepsydra, tabliczka na trumnę lub urnę oraz obrazek modlitewny powinny zawierać poprawne dane. Ręczne tworzenie każdego projektu może być czasochłonne, szczególnie przy kilku zleceniach.
Funeria umożliwia tworzenie klepsydr oraz innych materiałów na podstawie danych zapisanych w zleceniu. Wybrany szablon uzupełnia się informacjami o osobie zmarłej, a linie cięcia i marginesy są dopasowywane do formatu. Gotowe pliki można przygotować do druku bez wpisywania danych od początku.
Informacja o ceremonii dostępna dla bliskich
Rodzina często chce poinformować krewnych i znajomych o terminie oraz miejscu pogrzebu. Tradycyjne przekazywanie informacji przez telefon może zajmować dużo czasu. E nekrologi pozwalają opublikować najważniejsze informacje w internecie i udostępnić je za pomocą jednego adresu.
W systemie Funeria nekrolog może zawierać dane ceremonii, zdjęcie oraz możliwość składania kondolencji online. Generowany jest także obrazek do mediów społecznościowych. Informacje pochodzą ze zlecenia, dlatego ogranicza się ryzyko literówek i rozbieżności.
Połączenie zleceń, kalendarza, dokumentów, materiałów do druku i komunikacji sprawia, że proces jest bardziej przejrzysty. System CRM nie zastępuje indywidualnego podejścia, ale ogranicza papierową dokumentację i powtarzalne czynności. Dzięki temu zespół może sprawniej przygotować ceremonię i poświęcić rodzinie więcej uwagi.
